¡El primer paso siempre es realizar la Configuración Inicial!
Inmediatamente después de registrar la cuenta de tu negocio, lo primero que debes hacer antes de intentar realizar una venta, emitir facturas o generar pedidos es completar la Configuración del Sistema. Registrar la Razón Social de tu empresa, el NIT emisor, tus almacenes físicos, las cajas registradoras de cobro y los datos de facturación electrónica en línea es indispensable para que las operaciones del negocio funcionen de manera integrada y legal.
El Circuito Real de Trabajo en SICCAF (Cómo se mueve el negocio)
Muchos usuarios cometen el error de pensar que al crear un artículo ya pueden venderlo. En el mundo real del comercio, un producto creado en catálogo nace con stock cero. Para tener inventario disponible y poder vender, se debe cumplir el circuito natural:
Registras el producto (Simple o con Variantes). Se define su nombre, marca, unidad y precios. (Stock: 0).
Creas el pedido a tu proveedor indicando cantidades requeridas y costo acordado.
Al llegar la mercadería, presionas Recibir Mercancía. ¡Aquí entra el stock al almacén!
Registras la factura del proveedor y presionas Registrar Pago para saldar la deuda desde Caja o Banco.
Registro de la Empresa y Primer Acceso Seguro
Para comenzar a utilizar SICCAF, sigue estos pasos desde la pantalla principal:
1. Formulario de Registro
Presiona el botón Registrarse en el encabezado. Completa los siguientes campos obligatorios:
- Nombre de la Organización: Razón social o nombre comercial de tu negocio.
- Nombre y Apellidos: Datos personales del dueño o representante legal.
- Correo Electrónico: Servirá como usuario de acceso para todas las sesiones.
- Contraseña: Mínimo 8 caracteres combinando números y letras.
Al pulsar el botón Crear Cuenta, el sistema genera la empresa y te asigna el perfil de Propietario / Dueño del Negocio.
2. Activación por Correo Electrónico
Revisa tu bandeja de entrada. Recibirás un correo con el botón Verificar mi Cuenta. Al pulsarlo, tu cuenta queda activa y lista para iniciar sesión. Si no realizas esta confirmación, la plataforma mostrará una pantalla de espera preventiva.
3. Política de Bloqueo por Intentos Fallidos
Si se introduce una contraseña incorrecta 3 veces consecutivas, el sistema bloquea el acceso durante 10 minutos para proteger la información comercial y tributaria de tu empresa. Si olvidaste tu clave, utiliza el enlace ¿Olvidaste tu contraseña? en la pantalla de inicio de sesión.
Configuración Inicial del Sistema
Antes de crear productos o atender clientes, debes ingresar al menú lateral en la opción Configuración y completar cada una de sus pestañas:
1.1 Datos de la Organización y Empresa
En esta pantalla se configuran los datos de cabecera fiscal de tu negocio. Haz clic en la opción Organización y completa los siguientes campos:
Botón "Subir Logotipo": Carga una imagen PNG o JPG de tu empresa. Se redimensiona automáticamente para ajustarse a tickets térmicos de 80 mm y a facturas en formato carta. Al finalizar, presiona el botón Guardar Cambios.
1.2 Facturación e Impuestos en Línea (SIAT Bolivia)
Entra a la opción Facturación para enlazar tu sistema con el Servicio de Impuestos Nacionales de Bolivia:
- Selector de Modalidad: Elige Facturación Electrónica en Línea (firma XML con certificado digital) o Facturación Computarizada en Línea (código de seguridad hash).
- Campo Código CUIS: Código Único de Inicio de Sistemas otorgado por Impuestos.
- Campo Código CUFD: Código Único de Facturación Diaria.
- Botón "Cargar Certificado (.p12 / .pfx)": Selecciona el archivo de tu firma digital tributaria e introduce su contraseña de clave privada.
- Selector de Ambiente: Puedes operar en Pruebas / Homologación mientras capacitas a tus cajeros, y pasar a Producción cuando desees emitir facturas legales oficiales.
Presiona el botón Guardar Configuración de Facturación para activar el servicio.
1.3 Almacenes y Cajas Registradoras (Puntos de Venta)
El sistema necesita saber dónde se guarda la mercadería y desde qué cajas se cobra:
1.4 Personal, Colaboradores y Perfiles de Acceso
En la opción Usuarios, presiona el botón Invitar Usuario para registrar a tus trabajadores. Asigna a cada uno su rol correspondiente:
Cómo Añadir Artículos: Artículo Único vs Grupo de Artículos
En el menú Artículos gestionas el catálogo maestro de tu empresa. SICCAF te ofrece dos formas de dar de alta un producto según su naturaleza:
Modalidad A: Artículo Único
Sin VariantesSe utiliza para productos individuales que se venden exactamente tal como son, sin variaciones de talla, color o sabor (por ejemplo: un taladro, un cuaderno de 100 hojas, una botella de agua mineral de 500ml, un servicio de instalación).
- En el menú Artículos, presiona la opción Artículo Único.
- Campo Nombre: Escribe el nombre comercial completo (ej. Aceite Fino 900 ml).
- Selector de Marca: Elige la marca. Si no existe en la lista, presiona el botón + Nueva Marca dentro del mismo formulario para crearla al instante sin salir de la pantalla.
- Selector de Unidad de Medida: Selecciona si se vende por Pieza, Unidad, Caja, Kilogramo o Litro. También cuenta con el botón + Nueva Unidad para agregar medidas personalizadas.
- Código SKU / Código de Barras: Escanea el código impreso en el empaque o digita el código interno.
- Casilla "Es Perecedero": Si es un alimento o artículo con fecha de caducidad, active esta casilla y escriba cuántos días antes de vencer desea que el sistema active la alerta amarilla.
- Precios: Define el Precio de Compra estimado y el Precio de Venta al público en Bolivianos.
- Punto de Reorden: Cantidad mínima de stock que, al ser alcanzada, le avisará al sistema que es momento de emitir una orden de compra.
- Botón "Guardar Artículo": Al hacer clic, el producto queda registrado en el catálogo maestro.
Modalidad B: Grupo de Artículos
Con VariantesSe utiliza cuando un mismo producto existe en múltiples versiones o presentaciones (por ejemplo: una polera que se vende en tallas S, M, L y en colores Rojo, Azul y Negro; o una pintura que viene en galón, balde y lata).
- En el menú Artículos, presiona la opción Grupo de Artículos.
- Introduce el Nombre del Producto Base (ej. Camisa de Vestir Oxford).
- Activa la casilla Crear Variantes (Grupo de Artículos). Se desplegará la sección de creación de atributos.
- Configuración de Atributos:
- En el primer atributo, escribe el nombre (ej. Talla). En la casilla de opciones escribe S y presiona Enter, luego M y presiona Enter, luego L.
- Presiona el botón + Agregar Atributo para añadir una segunda característica (ej. Color: Azul, Blanco, Negro).
- Generación Automática de la Matriz: El sistema cruzará automáticamente las combinaciones (Camisa S Azul, Camisa S Blanco, Camisa M Azul, etc.) generando una fila para cada variante.
- Edición de la Tabla de Variantes: Por cada fila generada, puedes personalizar el precio de venta específico, su código de barras individual y su SKU.
- Presiona el botón Guardar Grupo de Artículos. El sistema creará todas las variantes de una sola vez.
Registrar un artículo en el catálogo únicamente le enseña a SICCAF que ese producto existe comercialmente en tu negocio. No crea mercadería de la nada. Para que un producto tenga inventario físico real en estante y pueda despacharse en caja, debes seguir el procedimiento de compras que se explica en la siguiente sección.
Compras: El Circuito para Ingresar Stock y Pagar a Proveedores
Para abastecer tu almacén con mercadería real, sigue este circuito ordenado de 4 etapas:
1Registrar al Proveedor o Distribuidor
Antes de comprar, ingresa al menú Contactos y selecciona Proveedores. Presiona el botón Nuevo Proveedor. Completa la Razón Social, NIT del proveedor, teléfono y nombre del vendedor. Presiona Guardar Proveedor.
2Generar la Orden de Compra (Pedido de Mercadería)
En el menú Compras, haz clic en Órdenes y presiona el botón Nueva Orden de Compra:
- Selector de Proveedor: Elige al proveedor que abastecerá el pedido.
- Botón "Agregar Producto": Pulsa este botón para añadir renglones. Selecciona el artículo creado previamente en el catálogo, indica la Cantidad Requerida y el Costo Unitario Pactado en Bolivianos.
- Botón "Guardar Orden": Guarda el pedido en estado de Borrador.
- Botón "Confirmar Orden": Cambia el estado del pedido a Enviado. También cuentas con el botón Imprimir Orden para generar la hoja de pedido física o enviarla en PDF al proveedor.
3Recibir la Mercancía en Almacén (¡Aquí se carga el Stock real!)
Cuando el camión o distribuidor llega físicamente a tu negocio con las cajas de mercadería:
- Abre la orden de compra y haz clic en el botón Recibir Mercancía.
- Selector de Almacén: Selecciona en qué almacén o sucursal se guardarán los productos recibidos.
- Columna Cantidad a Recibir: Revisa el conteo físico real. Si pediste 100 y llegaron 100, confirma 100. Si llegaron 80, escribe 80 (el sistema registrará una recepción parcial).
- Número de Lote y Fecha de Vencimiento: Si el producto tiene fecha de caducidad, es obligatorio rellenar el número de lote del fabricante y la fecha de expiración.
- Botón "Guardar Recepción": Al hacer clic en este botón, el stock del inventario se incrementa de inmediato, se activa la regla contable de rotación de costos y los artículos quedan habilitados para venderse en el Punto de Venta.
4Registrar la Factura de Compra y Generar el Pago al Proveedor
Para cerrar el ciclo financiero y mantener la contabilidad al día:
- Desde la misma orden presione el botón Registrar Factura (o ve al menú Compras y elige Cuentas y Pagos). Introduce el número de factura fiscal que te entregó el proveedor y la fecha de vencimiento del pago.
- En la tabla de cuentas de compras verás la factura con su monto total y saldo adeudado.
- Haz clic en el botón Registrar Pago (icono de tarjeta / billete):
- Monto a Pagar: Puedes pagar el total o realizar un abono parcial.
- Cuenta de Salida: Selecciona de dónde sale el dinero (Caja General, Banco Bisa, Banco Unión, etc.).
- Forma de Pago: Transferencia bancaria, efectivo o cheque.
- Número de Referencia: Digita el número de comprobante o transferencia bancaria.
- Presiona el botón Confirmar Pago. El sistema reduce la deuda con el proveedor, descarga el saldo de tu cuenta bancaria o caja y genera el comprobante contable de egreso.
Punto de Venta (POS) y Gestión de Cajas
El Punto de Venta es la pantalla de trabajo del cajero para atender al cliente en mostrador con la mayor rapidez:
Al comenzar el día, el sistema solicita ingresar el Fondo Inicial en Efectivo (dinero para cambio). Al pulsar Confirmar Apertura, la caja queda habilitada para vender.
Puedes escribir el nombre del artículo o escanear su código de barras con la pistola lectora. El producto se agrega al carrito al instante. Con los botones + y - modificas la cantidad.
Abre el modal de pago para seleccionar el medio de cobro:
- Botón "Efectivo": Ingresas el billete entregado por el cliente y la pantalla calcula el cambio o vuelto exacto en Bolivianos.
- Botón "QR Bancario": Muestra el código QR interoperable en pantalla para que el cliente pague desde la aplicación de su banco en su teléfono. La confirmación es automática por enlace telemático.
- Botón "Tarjeta": Registra cobros realizados por terminal electrónica o datáfono.
Al finalizar la jornada, el cajero pulsa este botón para realizar el arqueo ciego: cuenta el dinero físico de la gaveta, lo introduce en pantalla y el sistema compara el conteo contra las ventas del sistema, emitiendo el comprobante de cierre de caja con los sobrantes o faltantes correspondientes.
Promociones, Cupones, Tarjetas de Regalo y Vales
SICCAF incorpora un motor completo de fidelización comercial para aumentar el ticket promedio de compra de tus clientes. Dentro de la sección Promociones y Descuentos encontrarás 4 pestañas de configuración:
5.1 Reglas de Promoción Automáticas
Presiona el botón Nueva Regla de Promoción para crear ofertas que se aplican automáticamente en el Punto de Venta al cumplirse la condición:
- Promociones 2x1 y 3x2: Paga 1 y lleva 2, o paga 2 y lleva 3 en artículos seleccionados.
- Descuento por Monto de Compra: Por compras superiores a Bs. 150, descuento automático de Bs. 20 o 10%.
- Descuento por Volumen: Descuento por compra de 6 unidades o más de un mismo producto.
- Fechas de Vigencia: Define la fecha de inicio y fin para campañas temporales (ej. Campaña Navideña o Día de la Madre).
5.2 Cupones de Descuento
Presiona el botón Nuevo Cupón para generar códigos promocionales canjeables en mostrador:
- Código del Cupón: Palabra clave que el cliente presentará (ej. VERANO2026).
- Tipo de Beneficio: Porcentaje de rebaja (ej. 15%) o Monto Fijo en Bolivianos (ej. Bs. 30).
- Compra Mínima Requerida: Monto mínimo de compra para validar el canje.
- Límite de Usos: Número máximo de veces que el cupón puede ser canjeado en total antes de desactivarse.
5.3 Tarjetas de Regalo (Gift Cards)
Presiona el botón Nueva Tarjeta de Regalo para emitir saldo monedero prepagado:
- Código de Tarjeta: Identificador único entregado al comprador o beneficiario.
- Saldo Inicial: Monto cargado en Bolivianos (ej. Bs. 200,00).
- Uso Múltiple: El cliente puede usar la tarjeta en varias compras consecutivas; el sistema va descontando el saldo remanente hasta agotarlo.
5.4 Vales Comerciales (Vouchers)
Presiona el botón Nuevo Vale para emitir vales de consumo corporativo, vales de cortesía o vales de saldo por devolución de productos sin salida de dinero en efectivo.
Facturación Electrónica en Línea (SIAT Bolivia) y Órdenes
El módulo de ventas integra tanto la emisión de facturas oficiales como la administración de órdenes comerciales:
Órdenes de Venta
En la opción Órdenes de Venta presiona el botón Nueva Orden de Venta para registrar cotizaciones, proformas o pedidos mayoristas. Puedes guardar el pedido en borrador, confirmarlo y presionar el botón Facturar Orden cuando el cliente concrete la compra.
Emisión Fiscal y Códigos CUF
Al cobrar en el Punto de Venta o facturar una orden, el sistema valida el NIT/Carnet en línea con Impuestos Nacionales, genera el Código Único de Facturación (CUF) y emite la factura con su código QR tributario y leyenda legal obligatoria.
- Botón "Imprimir Ticket": Imprime la factura en tira continua de 80 mm para entrega física inmediata.
- Botón "Descargar Carta": Genera el archivo PDF en formato carta o media carta para enviarlo por correo electrónico o WhatsApp.
- Botón "Descargar XML": Descarga el archivo XML firmado digitalmente para auditoría tributaria.
- Botón "Anular Factura": Si hubo un error o devolución, presiona este botón, selecciona el motivo legal autorizado por Impuestos (Factura mal emitida, Datos incorrectos o Factura devuelta) y confirma la anulación inmediata ante el SIAT.
Clientes, Créditos y Cuentas por Cobrar
Gestiona la relación comercial con compradores minoristas, empresas y mayoristas en el menú Contactos:
Directorio de Clientes
Presiona el botón Nuevo Cliente para guardar a compradores habituales. Introduce su NIT o Carnet, Razón Social, teléfono y correo electrónico. Puedes asignarles una Línea de Crédito Máxima y días de plazo.
Pago de Créditos y Cobranzas
En la opción Pago de Créditos verás la cartera de deudores. Haz clic en el botón Registrar Cobranza para recibir abonos parciales o liquidaciones totales en efectivo, transferencia o QR, emitiendo el recibo de caja de respaldo.
Contabilidad Integrada en Doble Partida
SICCAF cuenta con un motor contable robusto de partida doble que opera en segundo plano y a la vez permite a contadores y auditores gestionar libros formales. Comprende 5 opciones principales:
8.1 Plan Único de Cuentas
Estructura jerárquica de 5 niveles adaptada al plan de cuentas boliviano (1. Activo, 2. Pasivo, 3. Patrimonio, 4. Ingresos, 5. Gastos).
Botón "Nueva Cuenta": Permite crear cuentas hijas. Define el código numérico (ej. 1.1.1.02 - Banco Unión), el nombre de la cuenta y marca si Permite Movimiento (cuentas de detalle que reciben asientos) o si es una cuenta de agrupación de nivel superior.
8.2 Asientos Contables y Libro Diario
Todos los comprobantes generados por ventas, compras, costo de ventas y pagos a proveedores se asientan de forma automática con número correlativo.
Botón "Nuevo Asiento": Para registrar ajustes contables manuales, depreciaciones o gastos generales. Indica la fecha, la glosa descriptiva y agrega líneas con el botón + Agregar Línea indicando cuenta, monto al Debe o Haber. El sistema valida estrictamente que la suma del Debe sea igual al Haber antes de guardar.
8.3 Libro Mayor
Permite consultar la mayorización individual de cualquier cuenta contable. Selecciona la cuenta y el rango de fechas para visualizar su saldo inicial, débitos, créditos y saldo deudor o acreedor resultante. Cuenta con botón de exportación a Excel e impresión.
8.4 Gestión de Periodos Fiscales y Cierre Mensual
Botón "Nuevo Periodo Fiscal": Abre un mes contable o gestión anual fijando fecha de inicio y fin.
Botón "Cerrar Periodo": Al concluir el mes contable y presentar declaraciones tributarias, pulsa este botón para bloquear el periodo. Ningún usuario podrá alterar ni ingresar ventas o compras extemporáneas que alteren los saldos declarados.
8.5 Estados Financieros Oficiales
En la opción Reportes Contables obtendrás con un solo clic:
- Balance General: Estado de la situación patrimonial (Activo Corriente y No Corriente, Pasivo y Patrimonio Neto) con botón Imprimir Balance.
- Estado de Resultados: Ventas netas, Costo de Mercadería Vendida, Margen Bruto, Gastos de Operación (sueldos, servicios, IT 3%) y Utilidad Neta, con botón Imprimir Estado de Resultados.
- Libro Diario Oficial: Formato cronológico legalmente exigible para trámites bancarios o auditorías.
Nómina, Recursos Humanos y Boletas de Pago
El módulo de Nómina administra la planilla salarial de tus trabajadores comerciales conforme a la Ley General del Trabajo de Bolivia:
9.1 Ficha de Empleados
En la opción Empleados presiona el botón Nuevo Empleado. Completa los campos:
- Datos Personales: Nombres, Apellidos, Carnet de Identidad con complemento y teléfono.
- Fecha de Ingreso: Fundamental para el cómputo automático de los años de servicio y la escala del Bono de Antigüedad legal.
- Haber Básico y Cargo: Sueldo mensual pactado en Bolivianos y denominación del puesto de trabajo.
- Datos Bancarios: Banco y número de cuenta para depósitos de sueldo.
- Botón "Guardar Empleado": Da de alta al trabajador en el sistema.
9.2 Conceptos Salariales y Descuentos de Ley
En la opción Conceptos presiona el botón Nuevo Concepto para crear reglas de pago o descuento:
- Ingresos (Haberes): Bono de Antigüedad, Horas Extras, Comisiones de Venta, Subsidios Familiares.
- Descuentos de Ley: Aporte laboral obligatorio del 12.71% destinado a la Gestora Pública de la Seguridad Social de Largo Plazo (Fondo de Vejez 10%, Riesgo Común 1.71%, Comisión Gestora 0.5%, Aporte Solidario 0.5%).
- Deducciones Internas: Anticipos de quincena, préstamos al personal o atrasos.
9.3 Generación de Planilla y Boletas de Pago
Al final de cada mes, ingresa a la lista principal de Nóminas:
- Presiona el botón Generar Planilla del Mes. Selecciona el mes y año contable correspondiente.
- El sistema calcula automáticamente el Total Ganado, el Descuento de Gestora y el Líquido Pagable de cada trabajador.
- Presiona el botón Aprobar Nómina. Esto fija los importes y genera de forma automática el asiento contable de sueldos y salarios por pagar.
- Botón "Imprimir Boletas de Pago": Genera las papeletas individuales en PDF con duplicado para firma del trabajador y archivo del empleador.
- Botón "Imprimir Planilla Consolidada": Emite la planilla general para respaldo contable y ministerial.
Módulo Integral de Reportes y Análisis Comercial
En el menú lateral Reportes dispones del centro de inteligencia comercial de tu empresa. En la parte superior encontrarás los filtros maestros:
- Selector de Sucursal / Almacén: Elige Todas las sucursales para un reporte consolidado o filtra por una sucursal o depósito en particular.
- Campos Fecha Inicio y Fecha Fin: Selecciona el periodo de análisis (por defecto se carga el mes actual).
- Botón "Imprimir Reporte": Exporta e imprime la vista analítica seleccionada en formato formal listo para gerencia.
Planes de Suscripción y Pagos del Servicio
Revisa el estado de tu cuenta, los días restantes de prueba gratuita y administra tu plan en la sección de suscripción del menú principal:
Plan Básico
Pensado para tiendas de barrio, boticas o pequeños emprendimientos con 1 caja de cobro y facturación estándar.
Plan Profesional
Para empresas en crecimiento: múltiples cajas de venta, visor para el cliente, rotación de inventarios y contabilidad integrada.
Plan Empresarial
Para cadenas comerciales, distribuidores y empresas con múltiples sucursales, depósitos distribuidos y módulo de sueldos.
Renueva tu membresía con total facilidad escaneando el código QR de cobro bancario en Bolivianos o pagando con tarjeta de débito o crédito.
Preguntas Frecuentes y Soporte Técnico
¿Qué clase de negocios comerciales pueden utilizar SICCAF?
Cualquier empresa o comercio: ferreterías, supermercados, tiendas de ropa o calzado, minimercados, distribuidoras de alimentos, librerías, repuesteras, boticas, farmacias, comercializadoras mayoristas y empresas de servicios que precisen control de stock, caja rápida y facturación en Bolivia.
¿Qué ocurre si se corta la conexión a internet en el negocio?
El sistema cuenta con modalidad fuera de línea de contingencia. Las ventas se siguen emitiendo con normalidad en el equipo y se empaquetan para enviarse de forma automática tan pronto regrese la conexión a internet.
¿Por qué el sistema no me permite cobrar una venta en el Punto de Venta?
El motivo más frecuente es que no se ha realizado la Apertura de Caja del día con el monto inicial, o el usuario conectado no tiene una caja registradora asignada en la configuración. Revisa el Paso 1 y Paso 4 de este manual.
¿Cómo me comunico con el equipo de soporte técnico?
Puedes enviar un mensaje directo mediante el formulario de contacto ubicado en la parte inferior de la plataforma o escribir a nuestros canales oficiales de atención al cliente de ICON Tecnologías de la Información.
Manual de Usuario en Formato PDF (.pdf)
Descarga el manual completo oficial con todas las secciones, botones explicados y procedimientos paso a paso para imprimir o capacitar a los colaboradores de tu empresa.